Voor de planner op kantoor is het ideaal: op een scherm zien waar alle twintig bussen rijden. Komt er een spoedklus binnen? Dan stuur je degene die het dichtstbij is. Ook voor de rittenregistratie (fiscus) en diefstalbeveiliging is een ‘black box’ in de bus een uitkomst.

Maar voor de monteur kan het voelen als ‘Big Brother’. "Word ik nu de hele dag in de gaten gehouden? Zien ze ook dat ik 5 minuten langer pauze houd?"

GPS-data van een bedrijfsauto die door één persoon wordt bestuurd, zijn voor de wet persoonsgegevens. Dat betekent dat de AVG (privacywet) volop geldt. Mag je tracken? Ja. Mag alles? Absoluut niet. In dit artikel lees je waar de juridische grens ligt.

1. De Basisregel: Noodzaak en Proportionaliteit

Volgens de AVG mag je personeel niet zomaar volgen "omdat het handig is". Je moet een zogenaamd Gerechtvaardigd Belang hebben. Daarnaast gelden twee gouden regels:

1. Noodzakelijkheid: Kun je het doel ook bereiken zonder tracking? (Bijvoorbeeld: de monteur bellen waar hij is).
2. Proportionaliteit: Staat het middel in verhouding tot het doel? (24/7 volgen om een bus te beveiligen is vaak te zwaar als een startonderbreker ook werkt).

✅ Wat mag WÉL?

• Planning en Efficiency: Real-time zien waar bussen zijn om spoedklussen efficiënt toe te wijzen.
• Fiscale Rittenregistratie: Automatisch bijhouden van kilometers voor de Belastingdienst (mits de chauffeur dit kan pauzeren bij privégebruik).
• Diefstalbeveiliging: De locatie doorgeven zodra de bus wordt gestolen of buiten werktijd beweegt.
• Veiligheid: "Alleen-werkers" beveiligen (man-down detectie) op gevaarlijke locaties.
• Facturatie: Bewijzen dat een monteur daadwerkelijk op tijdstip X bij klant Y was (als daar discussie over is).

❌ Wat mag ABSOLUUT NIET?

• Stiekem volgen: Verborgen camera’s of trackers plaatsen zonder dat het personeel het weet is streng verboden (tenzij er een concreet, zwaarwegend vermoeden is van fraude/diefstal én er een onderzoek loopt, maar dit is juridisch zeer complex).
• 24/7 Volgen: De werknemer volgen in zijn vrije tijd, pauzes of tijdens privéritten.
• Performance-controle als hoofddoel: Het systeem gebruiken om mensen af te rekenen ("Je stond 10 minuten stil bij het tankstation, waarom?"). Als je GPS gebruikt om functioneren te beoordelen, heeft de Ondernemingsraad (OR) instemmingsrecht.
• Toegang voor iedereen: Dat de hele administratie en verkoopafdeling live kan zien waar Piet rijdt, is niet toegestaan.

2. De 'Privacy-schakelaar': Zakelijk vs. Privé

Dit is het belangrijkste punt waar het in de praktijk misgaat.

Rijdt een monteur de bus ook privé (of voor woon-werkverkeer)? Dan heb jij niets te maken met waar hij rijdt buiten werktijd. Het verzamelen van die data is een inbreuk op de privacy.

De oplossing: Het GPS-systeem moet een fysieke schakelaar of app-instelling hebben met de stand ‘Privé’.

• In de stand ‘Privé’ mag het systeem géén locatie doorgeven aan kantoor.
• Het mag wél de gereden kilometers tellen (voor de fiscus), maar zonder de route of adressen op te slaan.

3. Het Personeelshandboek: Leg het vast

Je mag morgen niet zomaar trackers inbouwen. Je moet transparant zijn. Voordat je start, moet je een reglement opstellen (en instemming vragen aan de OR als je die hebt).

Wat moet erin staan?

1. Het Doel: Waarom tracken we? (Bijv. "Uitsluitend voor planning en diefstalpreventie").
2. De Data: Wat slaan we op? (Locatie, snelheid, start/stoptijden).
3. Toegang: Wie mag de data zien? (Bijv. "Alleen de hoofdplanner en directie, niet HR").
4. Bewaartermijn: Hoe lang blijft de data bewaard?
5. Rechten: Hoe kan de werknemer zijn data inzien of de tracker op 'privé' zetten?
6. Gevolgen: Wat gebeurt er als de data misbruik aantoont? (Je mag data niet gebruiken voor een doel dat niet is omschreven).

Tip: Laat medewerkers tekenen voor ontvangst van dit reglement. Zo voorkom je de discussie: "Ik wist niet dat ik gevolgd werd."

4. Hoe lang mag je de data bewaren?

De AVG zegt: niet langer dan noodzakelijk.

• Voor Planning: Direct verwijderen of anonimiseren zodra de dag voorbij is (max 24-48 uur). Je hoeft over een maand niet meer te weten waar Piet reed om hem vandaag in te plannen.
• Voor Facturatie/Bewijslast: Als je de data gebruikt om uren te verantwoorden aan klanten, mag je het bewaren zolang de factuurtermijn loopt (bijv. 2 jaar).
• Voor de Fiscus: Rittenregistraties voor de Belastingdienst moet je 7 jaar bewaren.
• Let op: Dit betekent dat je verschillende 'bakjes' data moet hebben. De planner mag niet in de data van 3 jaar geleden kijken.

5. Valkuilen uit de praktijk (en hoe je ze voorkomt)

Valkuil 1: De "Snelheidscontrole" Een installatiebedrijf kreeg boetes binnen en besloot via GPS te kijken wie er structureel te hard reed. Ze spraken monteurs hierop aan.

• Fout: Dit doel (gedragscontrole) was niet vooraf gemeld in het reglement. De rechter floot de werkgever terug. Je mag dit alleen doen als je vooraf hebt gemeld dat rijgedrag wordt gemonitord voor veiligheid/brandstofbesparing.

Valkuil 2: "Hij staat toch op privé?" Een monteur zet de schakelaar op 'Privé', maar door een technische fout in de software blijft de locatie zichtbaar voor de planner.

• Fout: De werkgever is verantwoordelijk voor de techniek. Test regelmatig of de privé-knop écht werkt (geen locatie, wel kilometers).

Valkuil 3: Iedereen kijkt mee Het dashboard met de kaart hangt op een groot scherm in de kantoortuin. Klanten die binnenlopen kunnen precies zien waar alle monteurs zijn.

• Fout: Datalek. Alleen geautoriseerd personeel mag dit zien. Haal dat scherm weg of scherm het af.

6. Praktische Tips voor de Installateur

Wil je GPS gebruiken zonder AVG-hoofdpijn? Volg deze stappen:

1. Dataminimalisatie: Stel het systeem zo in dat het zo min mogelijk meet. Heb je echt elke 10 seconden een update nodig, of is elke 5 minuten genoeg?
2. Toegangsbeheer: Geef alleen de planners een inlogcode. De administratie heeft alleen de rapportages (uren/km) nodig, niet de live kaart.
3. Transparantie: Organiseer een toolbox-meeting. Leg uit: "Jongens, we doen dit zodat jullie minder onnodig hoeven te rijden en zodat we diefstal kunnen aanpakken. We gaan jullie niet controleren op rookpauzes."
4. Kies een goede leverancier: Werk met gerenommeerde partijen (zoals Webfleet, Cartracker, etc.) die AVG-proof software leveren met goede rollen- en rechtenstructuren.

Conclusie

GPS-tracking is een fantastisch hulpmiddel voor een modern installatiebedrijf, mits je het zakelijk houdt. Gebruik het om het werk makkelijker te maken, niet om mensen op te jagen. Zodra je het vertrouwen van je monteurs schendt door 'Big Brother' te spelen, heb je niet alleen een juridisch probleem, maar vooral een personeelsprobleem.